Чек-лист для руководителя. Что держать под контролем?

Источник: Лига БИЗНЕС

Вовлеченность руководителя во все сферы деятельности компании может в начале показаться не нужной, но контроль основных триггерных точек и применение риск-ориентированного подхода снижает негативные последствия для компании и самого руководителя до минимального уровня.

На что необходимо обращать внимание руководителю для предотвращения «тушения пожара» здесь и сейчас?

  • Ежедневный контроль операционной деятельности

Контроль за деятельностью компании, как правило, является основной функциональной обязанностью руководителя. Но бывают случаи, когда руководитель слишком полагается на своих заместителей, а впоследствии может оказаться, что заместители не совсем чисты на руки и действовали незаконным путем или впутали компанию в какие-то схемы. При этом законодательство Украины устанавливает ответственность для должностных лиц предприятий за совершение преступлений в хозяйственной сфере. Не пренебрегайте обязанностями руководителя и внимательно следите за деятельностью компании.

  • Проверка контрагентов

Предварительная проверка контрагентов поможет не только избежать финансовых (неплатежеспособность контрагента, невозможность взыскать задолженность), налоговых (излишнее внимание налоговых органов из-за сотрудничества с таким контрагентом) и репутационных рисков, но и сможет служить превентивной мерой для излишнего внимания правоохранительных органов. В том числе, из-за сотрудничества с компаниями, благодаря которым ваш бизнес могут заподозрить в финансировании терроризма.

  • Наличие лицензий/разрешений

Если деятельность компании обуславливает наличие лицензий или разрешений на определенные виды деятельности или работ, то нужно следить за сроками действия такой разрешительной документации. Ведь ведение лицензируемой деятельности без лицензий или разрешений может привести не только к штрафу для предприятия, но и к наложению административной ответственности на должностное лицо.

  • Активы предприятия

Времена рейдерства еще не прошли. Поэтому активы любого предприятия могут быть под угрозой. Проверяйте с постоянной периодичностью реестры для уверенности, что ничего не изменилось. Используйте официальные государственные реестры, такие как ЕГРПОУ (для проверки владельцев ООО, бенефициарных собственников), Государственный реестр вещных прав на недвижимое имущество (для проверки владельца недвижимого имущества), а также ресурсы для проверки контрагентов, в которых тоже можно увидеть изменения в отношении активов собственного предприятия.

  • Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность является важным аспектом финансового управления компанией. В самой наличии кредиторской задолженности нет ничего страшного. Это лишь означает, что предприятие имеет обязательства перед своим контрагентом. Проблемы могут начаться тогда, когда срок погашения такой задолженности истечет. Это может привести к ухудшению финансового состояния и платежеспособности предприятия, репутационным рискам. А при худшем сценарии на активы компании может быть наложен арест в случае судебного разбирательства.

  • Судебные дела

Судебные дела, в которых компания является ответчиком, могут привести к снижению уровня репутации, замораживанию активов и затратам значительных денежных средств на судебные производства. Не редки случаи, когда компания не знает о начавшихся против нее разбирательствах. Возьмите за привычку проверять судебные реестры на факт наличия открытых производств в отношении компании или ее должностных лиц.

  • Налоги

Несмотря на то, что за полноту и правильность налоговых отчислений отвечает, как правило, главный бухгалтер компании, руководителю все же стоит держать налоговые вопросы под контролем. Уплаченные в полном размере все необходимые налоги и другие отчисления уменьшают риск налоговых проверок. Чтобы быть готовым к приходу налоговиков, следует мониторить планы проверок контролирующих органов. Такие проверки могут угрожать не только большими размерами штрафов для предприятия, но и опасностью для должностных лиц, которые лично несут ответственность за своевременную уплату налогов и сборов.

  • Учредительные документы и другие документы, связанные с созданием и деятельностью компании

Руководителю, особенно если такой руководитель является новым, необходимо проверить наличие и юридическую правильность оформления учредительных документов. Это позволит определить легитимность самого предприятия, понять полноту оплаты уставного капитала владельцами долей, удостовериться в объеме полномочий руководителя. Потому что в уставе могут быть прописаны ограничения на действия руководителя компании. Превышение своих полномочий руководителем может повлечь материальную и уголовную ответственность.

  • Информационная безопасность

Сегодня информация является главным активом любой компании. Потеря хотя бы части может привести к катастрофическим последствиям. Необходимо уделять достойное внимание организации информационной безопасности в компании – начиная от использования лицензированных программных продуктов и хранения большей части важной информации на серверах вне местонахождения офисов, до внедрения политик конфиденциальности и подписания договоров о неразглашении со всеми сотрудниками и контрагентами.

  • Репутация

Что может быть важнее репутации в информационном мире? Репутация трудно и долго выстраивается, но уничтожить ее можно почти мгновенно. Держите обратную связь с клиентами, отслеживайте PR-материалы, заполнять медийное пространство своим присутствием и экспертностью и воздержитесь от практик неэтичного ведения бизнеса.