Чек-лист для керівника. Що тримати під контролем?

Джерело: Ліга БІЗНЕС

Діяльність будь-якого бізнесу пов’язана з ризиками та проблемами, які можуть з’являтись на всіх етапах розвитку компанії. Справлятися з такими викликами можна як у міру їх появи, так і прогнозуючи негаразди заздалегідь. Гра на випередження має свою назву – ризик-орієнтоване мислення. За такого підходу можна звести до мінімуму вірогідність виникнення загрози або отримати час на підготовку до її вирішення.

На що необхідно звертати увагу керівнику задля запобігання «гасіння пожежі» тут і зараз?

  • Щоденний контроль операційної діяльності

Контроль за діяльністю компанії, як правило, є основним функціональним обов’язком керівника. Але бувають випадки, коли керівник занадто покладається на своїх заступників, а згодом може виявитись, що заступники не зовсім чисті на руки та діяли незаконним шляхом або вплутали компанію у якісь схеми. При цьому законодавство України встановлює відповідальність для посадових осіб підприємств за скоєння злочинів у господарській сфері. Не нехтуйте обов’язками керівника та уважно стежте за діяльністю компанії.

  • Перевірка контрагентів

Попередня перевірка контрагентів допоможе не тільки уникнути фінансових (неплатоспроможність контрагента, неможливість стягнути заборгованість), податкових (зайва увага податкових органів через співпрацю з таким контрагентом) та репутаційних ризиків, а й зможе служити превентивною мірою для зайвої уваги правоохоронних органів. В тому числі, через співробітництво з компаніями, через які Ваш бізнес можуть запідозрити в фінансуванні тероризму.

  • Наявність ліцензій/дозволів

Якщо діяльність компанії зумовлює наявність ліцензій або дозволів на певні види діяльності або робіт, то необхідно стежити за строками дії такої дозвільної документації. Адже ведення ліцензованої діяльності без ліцензій або дозволів може призвести не тільки до штрафу для підприємства, але й до накладення адміністративної відповідальності на посадову особу.

  • Активи підприємства

Часи рейдерства ще не пройшли. Тому активи будь-якого підприємства можуть бути під загрозою. Перевіряйте зі сталою періодичністю реєстри задля впевненості, що нічого не змінилося. Використовуйте офіційні державні реєстри, такі як ЄДРПОУ (для перевірки власників ТОВ, бенефіціарних власників), ДРРПНМ (для перевірки власника нерухомого майна), а також ресурси для перевірки контрагентів, в яких теж можна побачити зміни щодо активів власного підприємства.

  • Кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість є важливим аспектом фінансового управління компанією. У самій наявності кредиторської заборгованості немає нічого страшного. Це лише означає, що підприємство має зобов’язання перед своїм контрагентом. Проблеми можуть розпочатися тоді, коли термін погашення такої заборгованість спливе. Це може призвести до погіршення фінансового стану та платоспроможності підприємства, репутаційних ризиків. А за найгіршого сценарію – на активи компанії може бути накладений арешт у разі судового розгляду справи.

  • Судові справи

Судові справи, в яких компанія є відповідачем, можуть призвести до зниження рівня репутації, замороження активів та витрат значних грошових коштів на судові провадження. Не рідкісні випадки, коли компанія не знає про розпочаті проти неї провадження. Візьміть за звичку перевіряти судові реєстри щодо наявності відкритих проваджень проти компанії або її посадових осіб.

  • Податки

Не дивлячись на те, що за повноту та правильність податкових відрахувань відповідає, як правило, головний бухгалтер компанії, керівнику все ж варто тримати податкові питання під контролем. Сплачені у повному розмірі всі необхідні податки та інші відрахування зменшують ризик податкових перевірок. Щоб бути готовим до приходу податківців – варто моніторити плани перевірок  контролюючих органів. Такі перевірки можуть загрожувати не тільки великими розмірами штрафів для підприємства, але й небезпекою для посадових осіб, що особисто несуть відповідальність за своєчасну сплату податків та зборів.

  • Установчі документи та інші документи, пов’язані із заснуванням та діяльністю компанії

Керівнику, особливо якщо такий керівник є новопризначеним, необхідно перевірити наявність та юридичну правильність оформлення установчих документів. Це надасть змогу визначити легітимність самого підприємства, зрозуміти повноту оплати статутного капіталу власниками часток, упевнитися у обсязі повноважень керівника. Тому що в статуті можуть бути запроваджені обмеження на дії керівника компанії. Перевищення своїх повноважень керівником може призвести як до матеріальної, так і кримінальної відповідальності за перевищення повноважень та зловживання службовим становищем.

  • Інформаційна безпека

На сьогодні інформація є головним активом будь-якої компанії. Втрата хоча б частини може призвести до катастрофічних наслідків. Необхідно приділяти гідну увагу організації інформаційної безпеки в компанії – починаючи від використання ліцензованих програмних продуктів та зберігання більшої частини важливої інформації на серверах поза місцезнаходженням офісів, до впровадження політик конфіденційності та підписання договорів про нерозголошення із усіма співробітниками та контрагентами.

  • Репутація

Що може бути важливіше за репутацію в інформаційному світі? Репутація важко та довго вибудовується, але знищити її можна майже миттєво. Тримайте зворотній зв’язок з клієнтами, відслідковуйте PR-матеріали, заповнювати медійний простір своєю присутністю та експертністю та утримуйтесь від практик неетичного ведення бізнесу.

Залученість керівника у майже всі сфери діяльності компанії може на початку здатися не потрібною, але контроль основних тригерних точок та застосування ризик-орієнтованого підходу знижує негативні наслідки для компанії та самого керівника до мінімального рівня.